Data Importeren; Hoe krijg ik mijn data in SPSS?

Als je je data verzameld hebt in een ander programma dan SPSS moet je het importeren naar SPSS. Dit is tegenwoordig gelukkig niet lastig meer. Hier volgt een stappenplan dat je helpt met de ‘csv data import wizard’ van SPSS met screenshot en toelichting.

Open je data file (hiermee bedoel ik jouw verzamelde data) in het het spreadsheet programma dat je gebruikt hebt om je data te verzamelen en op te slaan (bijvoorbeeld Microsoft Excel, Numbers, Libreoffice..).
Ga naar ‘opslaan als’, daar vind je meestal meteen onder het veld om het bestand een naam te geven een ander veld genaamd ‘opslaan als’, hierbij kan ook het soort bestand gekozen worden (als default meestal ‘Excel-werkmap’ ).
Klik hier op zodat de default ‘Excel-werkmap’ zich uitvouwt en je de andere ‘bestand soorten’ te zien krijgt. Zoek in deze lijst ‘CSV’ (of ‘Comma Separated Values’), selecteer dit, en sla het bestand ergens op (dit creeert een nieuw bestand).
– Let op dat je nu je excel bestand (zowel als het CSV bestand indien geopend) sluit voordat je verder gaat.

Open SPSS.

Afhankelijk van je SPSS versie wordt je wordt nu meteen gevraagd (door een soort pop-up) om een bepaald bestand te openen. Je kunt dit doen, het is ook ok als je deze al weg hebt geklikt, of als de pop-up niet gekomen is. We behandelen de situatie waarin de pop-up weg geklikt is.
Heb jij deze pop-up wizard al voor je, lees dan verder vanaf ‘import wizard‘.

Ga naar ‘File’ dan ‘Open’ en klik dan op de optie ‘Data’. Open hier je CSV bestand.

—-
Uitgebreidere toelichting over het openen van een CSV bestand:
Nu kan het zijn dat je je opgeslagen bestand niet terug kan vinden. Geen paniek, dit gebeurt vaker. In dit venster (waarin je aan het zoeken bent naar je zojuist opgeslagen spreadsheet met data) is een vakje voor de naam van het bestand en een vakje daaronder genaamd ‘Files of Type’ waarin ‘SPSS Statistics (*.sav)’ als default al is ingevuld. Klik hierop om deze uit te vouwen en zoek dan in deze uitgevouwen lijst van formats naar ‘Text (*.txt,*.dat,*.csv,*.tab)’ (of ‘All Files (*.*)) en selecteer deze. Nu wordt het opgeslagen .csv bestand wel weergeven en kun je deze selecteren en openen.

 ‘SPSS data import wizard’

Als je deze (i.e. het csv bestand) geopend hebt wordt er een ‘import wizard’ gestart.
Dit werkt eigenlijk erg eenvoudig, de import wizard komt met een aantal achtereenvolgende vensters (met een (semi-)realtime representatie van je spreadsheet) waarin telkens een of twee opties aan te vinken zijn.

In het eerste venster van deze importwizard komt de vraag:

‘Does your text file match a predefined format?’

Selecteer ‘No’ en klik ‘Next’.

De eerste keuze is gemaakt. Er volgen nog een paar vergelijkbare venster met vragen. Hieronder een beschrijving en welke je opties je dient te selecteren om je data succesvol naar SPSS te importeren.

SPSS import wizard stap 2;

Nog een paar te gaan voordat het data importeren volledig gelukt is.
SPSS data import stap 2 –How are your variables arranged- 

Het tweede venster stelt de vraag:

‘How are your variables arranged?‘

’

Selecteer hier ‘Delimited’.

Ook in dit venster staat de vraag ‘Are variable names included at the top of your file?’

Selecteer hier ‘Yes’ (we gaan er van uit dat je de eerste rij (horizontaal) hebt gebruikt om de varibelen namen/beschrijvingen te geven. Bestaat jouw spreadsheet enkel uit data en heb je in je hoofd/klad welke kolom (verticaal) bij welke variabele (bijv vraag) hoort kies dan ‘No’ bij deze vraag).

Klik ‘Next’.

SPSS import wizard stap 3;

Bij het derde venster moet je twee keuzes maken:
SPSS data import stap 3 –How are your cases represented?- 

Het derde venster vraagt je:

‘How are your cases represented?‘

Selecteer hier ‘Each line represents a case’.

Hier onder wordt gevraagd:

‘How many cases do you want to import?‘

Selecteer hier ‘All of the cases’.

Klik ‘Next’.

SPSS import wizard stap 4;

We zijn over de helft wat betreft het data importeren (vanuit bijvoorbeeld excel) naar SPSS.
SPSS data import stap 4 –Which delimiters appear between variables?- 

Dit vierde venster (‘which delimiters appear between variables?’) is waar het wel eens fout gaat bij vanwege een afwijkende standaard.

Hier komt de vraag:

‘Which delimiters appear between variables?‘

Hier wordt in de VS (lees ‘de norm’) meestal de komma gebruikt om variabelen te scheiden. Dit wordt nog eens extra verwarrend door de afkorting ‘CSV’ (comma separated values) als format. Let hier dus goed op!

Waar het in de VS de norm is om decimalen aan te geven met een punt voor het getal is dit bij ons een komma. Als jouw spreadsheet programma (e.g. excel) dus decimalen herkent met een komma i.p.v. een punt, selecteer dan indeze wizard ‘semicolon’ (dit moet je dus als Nederlander kiezen) en niet ‘comma’.
Een voorbeeld; ‘2,5’ staat voor tweeënhalf, als je nu ‘comma’ als ‘delimiter between variables’ had geselecteerd haalt SPSS deze waarde uit Excel en maakt er de twee waarden ‘2’ en ‘5’ van i.p.v. ‘tweeënhalf’) Je krijgt overigens enige feedback over wat voor jouw data de beste optie is door een optie aan te vinken en vervolgens te kijken naar gevolgen voor de indeling van je data in de realtime representatie weergegeven in deze wizard.

Selecteer ‘None’ bij deze volgende vraag:

‘What is the text qualifier?‘

Klik ‘Next’.

SPSS import wizard stap 5;

Je bent al goed op weg, op naar het vijfde venster van de SPSS import wizard.
SPSS data import stap 5 -Specification for variables selected in the data preview-

Het is mogelijk dat je in je oorspronkelijk spreadsheet (inmiddels een CSV bestand) je variabelen namen/beschrijvingen hebt gegevens met behulp van tekens (zoals de haakjes waartussen deze opmerking staat) die van SPSS niet mogen. Dat is geen probleem. Het vijfde venster opent zich in dat geval met een foutmelding, en daarmee de optie om de oude naam te veranderen.

SPSS suggereert zelf al een naam, dit is dezelfde naam minus de niet toegestane tekens. Je kunt dit zelf veranderen als je de suggestie van SPSS niet prettig vindt.

Klik ‘Next’.

SPSS import wizard stap 6;

Je bent er bijna. Alleen nog de laatste en dan heb je je data succesvol naar SPSS geïmporteerd!
SPSS data import stap 6 -You have successfully defined the format of your textfile-

Het -inmiddels zesde- venster opent met het statement ‘You have successfully defined the format of your textfile’ en de vraag:

‘Would you like to save this file format for future use?‘

Selecteer ‘No’ en voor de volgende vraag ‘Would you like to paste the syntax?’ selecteer je ook ‘No’.

Klik ‘Finish’

En voilà. Data importeren van excel naar SPSS is klaar en je spreadsheet (inmiddels een ‘dataset’) staat netjes in SPSS.

Voor meer informatie over statistiek met SPSS adviseren we ‘Discovering Statistics with SPSS’ van Andy Field. |  Terug naar het ‘data-analyse in 4 stappen’ overzicht.